langkah langkah mail merge dalam ms word

Untuk membuat mail merge berikut ini adalah langkah-langkahnya :

1.  Buat dokumen terlebih dahulu (bisa berupa surat, blangko formulir, atau dokumen yang lain)

2.  Klik ribbon Mailings kemudian klik Start Mail Merge, pilih Step by Step Mail Merge

3.  Akan muncul panel Mail Merge disebelah kanan jendela Word anda.

4.  Pada Select document type pilih Letters kemudian klik Next pada bagian bawah untuk melanjutkan

5. Pilih Use the current document kemudian klik Next

 
6. Pada pilihan select recipients, jika anda belum membuat daftarnya pilih saja Type a new list kemudian klik Create.

7. Akan muncul jendela New Address list.Untuk memudahkan pekerjaan kita nantinya sebaiknya kolom yang ada dihapus kemudian dibuat kolom isian yang baru sesuai dengan yang dibutuhkan.

Klik Customize columns.

 a. Pilih filed name kemudian klik tombol delete, sampai semua nama kolom terhapus

b. Untuk membuat field name baru klik Add kemudian beri nama sesuai dengan kebutuhan (seperti Nama, Alamat, dsb)

 

c. tambahkan beberapa filed sesuai dengan kebutuhan anda.

d. Jika dirasa sudah cukup klik OK

e. Muncul jendela New address list. Masukkan data-data yang dibutuhkan sampai selesai, kemudian klik OK

f. Untuk menghapus entry klik pada entry yang mau dihapus kemudian klik delete. Untuk menambah entry baru klik pada new entry.

g. Simpan pada folder dimana tempat dokumen tersimpan kemudian klik Save

8. Jika sudah disimpan, akan muncul table seperti dibawah ini. Pilih OK 

 9. Setelah itu pilih Mailings pencet  Insert Merge Field

 10. Jika Anda ingin meng-print surat tersebut pilih Finish & Merge